Política de Tratamiento de la Información
1. Objetivo
Energy Computer Systems S.A.S. (en adelante“Energy”), con NIT 800180936-1, ha establecido la presente Política de Tratamiento de la Información, con el propósito dar cumplimiento a la legislación vigente en la materia (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) y de manejar los datos personales entregados por sus clientes, proveedores y empleados, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la protección del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los empleados de Energy, así como para los contratistas y terceros que obren en nombre de ella. Todos ellos deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.
Por medio del presente documento ponemos en su conocimiento (i) el tratamiento al cual, en virtud de la autorización otorgada por usted, serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo, (ii) los derechos que le asisten como titular de los datos, (iii) la información de contacto del responsable al interior de Energy de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización, y (iv) el procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
2. El tratamiento y su finalidad
En desarrollo de sus actividades Energy realiza tratamiento de los siguientes datos personales al ingresar a nuestra página web: nombre, apellidos, teléfono, dirección de correo electrónico, dirección IP y cookies. Es decir, recolecta, almacena, usa, transmite los datos personales que sus clientes, proveedores y empleados le han proveído libre y voluntariamente y, en ciertos casos, transfiere a terceros países, los datos personales de sus clientes. Lo anterior se hace con los siguientes propósitos:
· Responder a las cuestiones que el interesado nos haga llegar.
Los datos serán tratados hasta resolver la cuestión realizada por el interesado o hasta que se suprima o revoque la autorización.
· Envío de información comercial.
Los datos serán tratados hasta que se suprima o revoque la autorización.
· Tratamiento estadístico.
Los datos serán tratados de manera agregada. Serán tratados hasta la obtención de los datos estadísticos.
· Motivos de seguridad página web.
Los datos serán conservados durante 1 año.
· Seguimiento de marketing a través de cookies.
Puede consultar los plazos de conservación en nuestra política de cookies.
· Contratación de personal
Los datos serán tratados hasta que se suprima o revoque la autorización.
· Información de los empleados de Energy
Los datos serán tratados conforme con las leyes laborales.
3. Derechos del Titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular, es decir, la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de Energy, usted tiene, y puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la persona encargada al interior de Energy. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Energy, salvo cuando dicha autorización se encuentre expresamente exceptuada como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y/o en el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
5) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, Energy ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
6) El Titular también podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo de Energy.
7) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
3. Responsable del tratamiento
El responsable final del tratamiento es Energy, domiciliada en Bogotá, Colombia, ubicada en la Cl. 84A #12-18, oficina 406, y teléfono +571 623 7457. El Departamento legal es responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización a través del correo electrónico protecciondedatos@grupoamper.com
4. Procedimiento para ejercer sus derechos
Los derechos de los titulares de los datos personales, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas, de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:
a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad
b. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Un tercero por estipulación a favor de otro o para otro.
Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, usted deberá contactar a la persona encargada, por escrito, según lo establecido en el punto anterior. Adicionalmente, de acuerdo con lo establecido en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a formular consultas y reclamos, para lo cual se deberá llevar a cabo el procedimiento que se explica a continuación.
Si se trata de una consulta, la misma será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Ahora bien, en caso de querer manifestar un reclamo, el mismo se deberá formular mediante solicitud que deberá presentar por escrito y deberá estar dirigida a protecciondedatos@grupoamper.com encargada, según lo expuesto en el punto anterior. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
En el reclamo se debe incluir su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. Otros.
No recabaremos ni procesaremos cualesquiera datos personales especialmente sensibles o incluidos en la categoría especial de datos personales de los usuarios.
No utilizaremos procesos automatizados de toma de decisiones, incluida la elaboración de perfiles (profiling), a menos que nos haya autorizado explícitamente a hacerlo. En ese caso, le informaríamos acerca de la lógica utilizada en la decisión, así como acerca del significado y las consecuencias previstas de dicho procesamiento para usted.
6. Vigencia
Esta Política de Tratamiento de Información se encuentra en vigencia desde el 21 de septiembre de 2023 y aplica para todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, trasmitidos y transferidos por Energy hasta la fecha de su publicación, y en adelante. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, o lo que se haya indicado en el punto 2 de la presente política tenido en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
7. Modificación de la presente política de privacidad
Energy se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a futuras novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a prácticas del sector. El titular de los datos personales acepta que las modificaciones o cambios que se realicen tendrán carácter obligatorio y entrarán en vigor a partir de la fecha de su publicación.